Aktuelt

04.04.2022 09.22

Tilsynsrapport om internkontroll og skulemiljø

Tilsynsrapport om internkontroll og skulemiljø

Statsforvaltaren har hatt tilsyn med Sykkylven kommune og Sykkylven ungdomsskule sitt arbeid for å sikre eit trygt og godt skulemiljø. Tilsynet har avdekka svikt i den kommunale internkontrollen på delar av dette området. Det er gjennomført intervju med fleire elevar og foresette, tilsette og leiinga ved ungdomsskulen og kommuneleiinga. Tilsynsrapporten er ikkje meint å gi ei total og samla vurdering av kommunen og skulen sitt arbeid, og konklusjonane i rapporten er avgrensa til berre dei områda som er kontrollert i tilsynet.

Hovudtema for tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrar at skulen og skuleeigar oppfyller plikta til å undersøke ved mistanke om eller kjennskap til at ein elev ikkje har eit trygt og godt skulemiljø, og plikta til å setje inn tiltak ved mistanke om eller kjennskap til at ein elev ikkje har eit trygt og godt skulemiljø.

Oppsummert så finn statsforvaltaren at Sykkylven kommune ikkje har eit internkontrollsystem på skulemiljøområdet som oppfyller krava i kommunelova § 25 1 om at internkontrollen skal vere systematisk og tilpassa verksemda sin storleik, eigenart, aktivitetar og risikoforhold.

Statsforvaltaren skriv i rapporten at dei opplevde engasjerte og opne elevar og tilsette. Det var eit godt samarbeid med kommunen og skulen under heile prosessen. Statsforvaltaren konkluderer i sin rapport med at kommunen etterlever regelverket på deler av kontrollområda, men at kommunen ikkje har eit internkontrollsystem som oppfyller krava i kommunelova § 25-1. Kommunen sitt arbeid med skulemiljøsaker blir for tilfeldig og hendingsbasert, og manglar den nødvendige systematikken. Det er for lite fokus på risikovurderingar og systematisk kvalitetsarbeid.

Statsforvaltaren konkluderer elles med at skulen ikkje i tilstrekkeleg grad dokumenterer kva som vert gjort for å oppfylle i undersøkingsplikta. Skulen evaluerer heller ikkje tiltaka i tilstrekkeleg grad og endrar ikkje tiltaka ved behov.

Statsforvaltaren er likevel klar på at dei har funne at skulen i all hovudsak gjer det dei skal, både når det gjeld det å undersøkje og det å sette inn tiltak. Det er naturlegvis ei svært gledeleg presisering i rapporten.

Sjølv om konklusjonane i rapporten samsvarar godt med den opplevinga som leiinga i kommunen har på dette området, er det likevel grunn til å beklage at kommunen ikkje har på plass eit internkontrollsystem som i tilstrekkeleg grad sikrar elevane eit trygt og godt skulemiljø. Arbeidet med å rette på feila har allereie starta og vil bli prioritert vidare framover hausten.

Allereie før tilsynet var varsla, hadde kommunen tilsett ein eigen kvalitetsrådgjevar som nettopp skal jobbe med å få på plass eit kvalitetssystem og eit internkontrollsystem for alle deler av den kommunale organisasjonen. Dette er noko som kommuneleiinga har sett har vore mangelvare dei siste åra, og forbetringsarbeidet har allereie kome godt i gang. Det blir arbeidd med utvikle rutiner både på sentralt nivå i kommunen og ute på einingane.

Statsforvaltaren ser at Sykkylven kommune har linjer for rapportering knytt til avviksmeldingar og fast rektormøte og dialog i enkeltsaker, men kommunen manglar systematikk i rapporteringa, sjølv om det går klart fram korleis oppgåver og mynde er fordelt i organisasjonen og mellom nivåa.  Det er manglande rutinar på overordna skuleeigarnivå. Dei rutinane som finst, er ikkje godt nok kjent blant dei tilsette og dette utgjer ein risiko for at regelverk ikkje blir etterlevd.

Når det gjeld det å melde avvik, så har kommunen eit etablert avvikssystem som alle tilsette har tilgang til. Det er imidlertid ikkje ein felles kultur for å melde avvik blant dei tilsette i kommunen. Det er ulik kompetanse med omsyn til avvikshandtering og forståing av kva som er eit avvik, og bruken av avvikssystemet blir dermed tilfeldig og personavhengig. Kommunen har innført eit nytt verktøy for risikovurdering, men det er førebels lite brukt og det er behov for større grad av risikovurdering i organisasjonen.

Også når det gjeld evaluering av tiltaka som blir sett inn på skulenivå, så finn statsforvaltaren at det er mangelfulle linjer for rapportering og ulik kultur for å melde avvik. Dette gjer det vanskeleg for kommunen å evaluere og forbetre tiltaka ved behov.

Når det gjeld plikta som skulen/kommunen har til å undersøkje meldingar om skulemiljø, så vurderer statsforvaltaren det slik at skulen tilfredsstiller kravet om undersøking, men at skulen/skuleeigar ikkje godt nok dokumenterer tiltaka eller følgjer opp med korrigerande tiltak for å hindre eller førebygge brot på undersøkingsplikta og dokumentasjonsplikta.

Når det gjeld plikta skulen/kommunen har til å sette inn tiltak, så vurderer statsforvaltaren at skulen set inn tiltak så raskt som saka tilseier, at dei vurderer kva tiltak som er eigna og lagar skriftlege planar for tiltaka. Men skulen/skuleeigar evaluerer ikkje tiltaka i stor nok grad, og internkontrollen er ikkje tilpassa å hindre eller førebygge brot på tiltaksplikta.

Kommunen er opptatt av at eit slikt tilsyn gir organisasjonen høve til å lære og rette opp feil som blir avdekka. Administrasjonen er derfor innstilt på å sjå på dette som ei utfordring og så snart som råd etablere rutinar der vi manglar dette og sikre at desse vert etterlevd. Vi skal bygge kompetanse på alle nivå i organisasjonen og vi skal tydeleggjere ansvarsforhold. Det er kommuneleiinga som har hovudansvaret for at dette blir gjort – i nært samarbeid med alle skulane i kommunen.

Vegen til å bli meir systematisk vil m.a. innebere å arbeide etter eit tydelegare årshjul der det er ein raud tråd mellom kommunen sine mål og fagplanar og kvalitetsarbeid på einingane. Vi skal legge vekt på å utvikle god dokumentasjon og ein tydeleg definisjon av roller og ansvar, og i større grad bruke avviksbehandling og risikovurderingar for å forbetre kvaliteten i tenestene.

Dette kjem til å vere ei hovudarbeidsoppgåve framover hausten, og vi skal sørge for å gjere nødvendige rettingar innan fristen.

Tilsynsrapporten kan du lese her. (PDF, 772 kB)

 

Bjørnar Midtbust

Konst. kommunedirektør